Főoldal · KKV Blog · Marketing automatizáció sorozat
TD-AI & Marketing · Debrecen példa · 2. rész
Automatizált ajánlatkérés-folyamat: űrlap → e-mail → visszahívás (Debrecen példa)
Automatizáció sorozat · 2. rész — ajánlatkérés folyamat · ← 1. rész: e-mail, emlékeztető, CRM · Szolgáltatás oldal
Az 1. részben az e-mail, emlékeztető és CRM alapokról volt szó. Most egy konkrét folyamatot rajzolunk le: mit történjen automatikusan, miután valaki kitöltötte az ajánlatkérő űrlapot — debreceni szolgáltatói KKV-kra szabva, de országosan is másolható.
Példa kontextus: helyi szolgáltató (pl. kivitelező, szépségipar, szakember) — a főoldalról vagy a Debrecen landing oldalról érkezik a lead. A tulajdonos napközben nem mindig tud felvenni.
A teljes folyamat egy pillantásra
- Látogató kitölti az űrlapot (név, telefon, rövid igény).
- Rendszer értesít téged + visszaigazolást küld az ügyfélnek.
- Lead bekerül a táblázatba / CRM-be státusszal.
- Visszahívás SLA — pl. 15 perc munkaidőben.
- Ha nem éred el: automatikus e-mail + második hívási kísérlet.
- Mérés: forrás, válaszidő, megnyert / elveszett.
1. lépés: Az űrlap — kevesebb mező, több kitöltés
Debreceni KKV-knál a legtöbb elveszett lead azért nem jön létre, mert az űrlap túl hosszú. Első körben elég:
- Név
- Telefon (kötelező — itt dől el a megkeresés)
- Rövid üzenet vagy szolgáltatás választó
- GDPR checkbox
Az e-mail opcionális lehet, ha a fő csatorna a hívás. A weboldal alján és mobilon is ugyanaz az űrlap legyen — ne külön „kapcsolat” és „ajánlatkérés”, ha ugyanoda fut.
2. lépés: Azonnali e-mail — két irányban
Neked (tulajdonos / értékesítő)
Tárgy: „Új ajánlatkérés — [Név] — [Forrás]”. Tartalom: telefon, üzenet, oldal URL, időbélyeg. Ha Formspree-t vagy hasonlót használsz, ez alapból megy — ellenőrizd, hogy nem a spam mappába kerül.
Az ügyfélnek
Rövid, emberi hangú visszaigazolás: „Köszönjük, [Név]! Megkaptuk a megkeresésed. Munkaidőben 15 percen belül visszahívunk a [telefon] számon. Addig is: [link a GYIK-hez vagy árlistához].” Ne marketing brosúra — egy hasznos link elég.
3. lépés: Visszahívás SLA — amit ki is írsz az oldalra
Ha azt ígéred, hogy „hamarosan jelentkezünk”, az ügyfél nem vár. Ha azt írod: „Munkaidőben 15 percen belül visszahívunk”, és tartod is, az bizalmat épít.
Gyakorlati debreceni tippek:
- Ha terepen vagy: legalább SMS vagy rövid hívás 30 percen belül — „Láttam a megkeresésed, este 17 óra körül hívlak részletesen.”
- Ha nem éred el: ne hagyd csendben — küldj egy második e-mailt vagy SMS-t ugyanazon a napon.
- Esti lead: automatikus üzenet, hogy holnap reggel 9:00-kor hívod.
Ez összeköthető a AI chatbot visszahívás-kérő moduljával is — a látogató időpontot ad, te pedig nem maradsz le a hívásról.
4. lépés: Táblázat / CRM — egy sor = egy élet
Minden űrlap = új sor. Minimum oszlopok:
- Dátum + idő
- Név, telefon
- Forrás (pl. „Google Ads — Debrecen landing”, „organikus — főoldal”)
- Státusz: új · visszahívva · ajánlat · megnyert · nem elérhető
- Következő akció dátuma
Ha hetente 5–10 leadnél több jön, érdemes már dedikált CRM (Pipedrive, HubSpot). Addig a táblázat is bőven elég — a lényeg, hogy ne fejekben legyen a követés.
5. lépés: Emlékeztető, ha nem döntött
Visszahívtad, elküldted az ajánlatot — aztán csend. Ilyenkor egy automatikus e-mail 3–5 nap múlva:
„Üdv [Név]! Múlt héten beszéltünk a [szolgáltatás] iránt. Ha még aktuális, szívesen egyeztetek egy rövid időpontot. Ha nem, elég egy válasz — nem küldünk több emlékeztetőt.”
Ez nem aggresszív follow-up — hanem udvarias lezárás vagy újranyitás. A marketing automatizáció szolgáltatásunk ilyen sorozatokat is beállít.
6. lépés: Mérés — honnan jött a legjobb ügyfél?
UTM paraméterek a hirdetésben, külön landing Debrecenre és országos főoldalra. A táblázat „forrás” oszlopával összevetve látszik:
- Melyik kampány hoz drága, de rossz minőségű leadet.
- Hol van gyors a megnyerési arány (gyakran a helyi landing + gyors visszahívás).
- Mennyi az átlagos első válaszidő — és ez korrelál-e az elveszett leadekkel.
Ha Google Ads és Meta párhuzamosan fut, a forrás-bontás nélkül mindkettőt „jósnak” vagy „rossznak” hiszed — tévesen.
7 napos bevezetési terv (KKV-realitás)
- 1. nap: űrlap mezők leegyszerűsítése + visszaigazoló e-mail szöveg.
- 2. nap: értesítés ellenőrzése (nem spam?), táblázat sablon.
- 3. nap: SLA kikerül az oldalra és az automatikus üzenetbe.
- 4–5. nap: első 5 valós lead végigkövetése manuálisan — hol akadt el?
- 6–7. nap: emlékeztető e-mail beállítása + forrás címkék hirdetésben.
Mit csinál a TD-AI ebben a folyamatban?
Nem csak „beállítunk egy űrlapot”. Összerakjuk a teljes láncot: konvertáló oldal, ajánlatkérő, értesítések, opcionális chatbot, mérés a hirdetésekkel. Debrecenben és országosan is — ugyanaz a logika, más geo fókusz.
Építsük be a folyamatodat
Küldj egy minta leadet a jelenlegi űrlapodon keresztül, vagy kérj ajánlatot — megmutatjuk, hol csúszik ki az érdeklődő, és milyen automatizációs csomag lenne reális az első hónapra.
Kapcsolódó oldalak:
- Marketing automatizáció KKV-knak
- Automatizáció 1. rész (e-mail, CRM)
- Marketing ügynökség Debrecen
- Telefon: +36 30 352 7975
Tóth Dániel István – TD-AI & Marketing Ügynökség, Debrecen
Kulcsszavak (SEO): ajánlatkérés automatizálás, űrlap e-mail visszahívás, lead folyamat KKV, marketing automatizáció Debrecen, ajánlatkérő űrlap, visszahívás SLA, Formspree KKV, ügyfélszerzés automatizálás.